Istnieją różne dokumenty, które są nieodzowne w przypadku każdego podatnika ewidencjonującego obrót za pomocą urządzenia rejestrującego. Każdego z nich dotyczą konkretne, uregulowane prawnie zasady realizacji lub przechowywania danych. Do takich dokumentów należą chociażby kopie wystawionych i wydanych klientom paragonów, raporty fiskalne czy też książka serwisowa, której w dzisiejszym wpisie przyjrzymy się nieco bliżej.
Przechowywanie książki serwisowej to obowiązek podatnika
Choć książka serwisowa, jaką otrzymuje podatnik przy zakupie kasy lub drukarki fiskalnej, może się wydawać nieistotnym dodatkiem, w rzeczywistości ma ogromne znaczenie. Znaczenie, które zostało określone w przepisach – podobnie, jak sposób obchodzenia się z tym dokumentem. Każdy przedsiębiorca, który ewidencjonuje obrót z zastosowaniem urządzenia rejestrującego, musi przechowywać książkę serwisową w miejscu wdrożenia (podanym też w zgłoszeniu przedinstalacyjnym) technologii, której ona dotyczy. Wynika to z prostego faktu: podatnik ma też obowiązek okazać ten dokument na każdą prośbę uprawnionego serwisanta (choćby podczas konkretnej interwencji) oraz przedstawiciela Urzędu Skarbowego (np. przy niezapowiedzianej kontroli). Brak książki serwisowej, z takich czy innych względów, może być potraktowany jako zwyczajne złamanie przepisów. Z tym zaś wiążą się różne konsekwencje – od mniejszych, po większe, takie jak konieczność zwrotu ulgi za zakup kasy lub drukarki, odmowa dalszego serwisowania czy konserwacji urządzenia, a nawet podważenie pełnej prawidłowości prowadzonej ewidencji obrotu.
Czym właściwie jest książka serwisowa?
Można powiedzieć, że to część składowa ogólnej dokumentacji podatnika, potwierdzającej to, że prowadzi on sprzedaż towarów lub usług zgodnie z prawem i odprowadza należne podatki. Zapisy znajdujące się w książce serwisowej potwierdzają również, że urządzenie rejestrujące jest sprawne i funkcjonuje prawidłowo. Dlatego właśnie dokument ten jest taki ważny, a jego brak niesie za sobą niemałe konsekwencje. A co znajdziemy w książce serwisowej? Warto wspomnieć o 2 kwestiach: Pierwsza z nich to najważniejsze informacje o zakupionej kasie lub drukarce fiskalnej: nazwa, model, numer unikatowy i numer fabryczny urządzenia, a także dane dotyczące serwisanta głównego i rezerwowego, firmy odpowiedzialnej za przeprowadzenie fiskalizacji oraz samego producenta tej technologii sprzedaży. Druga zaś to precyzyjne wpisy, związane ze wszelkimi interwencjami serwisu (przeglądami technicznymi, naprawami, sugestiami itd.).
Jak nie oryginał książki serwisowej… to jej duplikat!
Zdarzają się jednak przypadki losowe, że książka serwisowa ulegnie zniszczeniu bądź zostanie zgubiona. Czy możemy sobie jakoś poradzić w podobnej sytuacji? Owszem – w takich okolicznościach należy najpierw jak najszybciej poinformować o zajściu właściwy Urząd Skarbowy, a następnie zgłosić się do producenta naszego urządzenia z pisemną prośbą o wydanie duplikatu książki serwisowej. Musimy to zrobić jak najprędzej, bowiem pamiętajmy, że nie posiadając tego dokumentu, przekraczamy przepisy.
11 marca, 2018
na szczęście serwisanci sami też informują o istotności tego dokumentu, co nie zmienia faktu, że taki wpis przyda się początkującym przedsiębiorcom „fiskalnym” 😉