Które raporty fiskalne trzeba wykonywać i na jakich zasadach?

Codzienna rzeczywistość przedsiębiorców korzystających z urządzeń fiskalnych nie zawęża się do rejestrowania obrotu i wystawiania paragonów dla klientów. Tak naprawdę składa się ona z różnych zadań, które np. w jednym przypadku polegają na archiwizowaniu, a innym razem – także na sporządzaniu dodatkowej dokumentacji. O drugim z wymienionych przypadków można z pewnością mówić w kontekście realizacji raportów fiskalnych. Które z nich podatnik ma obowiązek wykonywać oraz na czym ogólnie to polega?

Które raporty fiskalne trzeba realizować i dlaczego?

Z grubsza można powiedzieć, że podobna sytuacja dotyczy wpisów umieszczanych w książce serwisowej czy też konieczności archiwizacji kopii paragonów. Chodzi mianowicie o to, że raporty fiskalne są ważną częścią dokumentacji, która pokazuje, czy dane przedsiębiorstwo prawidłowo ewidencjonuje sprzedaż. W tym przypadku chodzi o wydruki prezentujące szczegółowe informacje o ewidencji – uzyskanym obrocie i związanym z nim, należnym podatkiem VAT – prowadzonej w skali konkretnego okresu czasu. Są rodzaje raportów, które każdy podatnik rejestrujący sprzedaż za pomocą urządzenia fiskalnego musi bezwzględnie, poprawnie i systematycznie wykonywać. Inaczej wiąże się to ze złamaniem obowiązujących przepisów. Mowa konkretnie o dwóch rodzajach: raportach dobowych i miesięcznych. Jak wygląda ich realizacja?

Wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych

Zacznijmy od raportów dobowych. Są do dokumenty zawierające dokładne informacje o obrocie osiągniętym przez dane przedsiębiorstwo w ciągu jednej, konkretnej doby pracy. Najczęściej osoba obsługująca urządzenie rejestrujące wystawia wspomniany wydruk przy zamknięciu sprzedaży, na koniec dnia. Zdarza się jednak – to kwestia wyboru lub wypadku losowego, np. zapomnienia o tej operacji – że podatnicy wykonują taki raport nazajutrz. I zgodnie z obowiązującym prawem istnieje taka możliwość, ale pod jednym warunkiem. Realizacja raportu musi nastąpić przed zarejestrowaniem jakiejkolwiek transakcji z nową datą. Tylko w ten sposób można uniknąć błędu w dokumentacji.

Drugi rodzaj tego typu obowiązkowych wydruków to raporty miesięczne. Dokument taki obejmuje szczegóły związane z uzyskanym obrotem na przestrzeni konkretnego miesiąca. Dlatego też dotyczą go nieco inne zasady realizacji. Po pierwsze, raport ten należy wykonać po upływie miesiąca, którego ma dotyczyć. Po drugie, nie może być wykonany później niż 25 dnia miesiąca następującego po tym, jaki właśnie ma się znaleźć na dokumencie. Trzeba jednak przyznać, że w przypadku obu rodzajów wydruków istnieje pewien wyjątek. Jeśli w ciągu danego dnia pracy nie została zarejestrowana ani jedna sprzedaż, raportu dobowego nie trzeba wykonywać (będzie on miał wartość zero, która nie wpływa na obraz ogólnej dokumentacji). I tak samo, jeśli w granicach konkretnego miesiąca nie doszło do transakcji – raport miesięczny nie jest obowiązkowy.