Raporty fiskalne na kasach rejestrujących online – kiedy i jakie trzeba wykonywać?

Od kilku miesięcy polscy podatnicy mogą już korzystać z kasy fiskalnych online. To urządzenia rejestrujące nowego typu, które wyróżniają się m.in. przekazywaniem danych do Centralnego Repozytorium Kas. Zapewnienie współpracy z CRK nie jest jednak jedynym obowiązkiem użytkowników takich technologii sprzedaży. Podatnicy korzystający z kas online muszą również pamiętać np. o realizowaniu raportów fiskalnych.

Czym są raporty fiskalne?

W pewnym sensie raporty fiskalne to nieodłączni „towarzysze” użytkowników kas oraz drukarek rejestrujących. Należy je wykonywać bez względu na rodzaj stosowanego urządzenia (z kopią tradycyjną/elektroniczną, online). W szczególności chodzi tutaj o 2 rodzaje raportów fiskalnych, które muszą być realizowane przez podatników ewidencjonujących obrót na swoich kasach – zestawienia dobowe oraz miesięczne.

Definicję takich dokumentów można znaleźć m.in. w obowiązującym Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących: „rozumie się przez to odpowiednio pełny lub skrócony raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy”

Kiedy raport dobowy, kiedy miesięczny?

Teoretycznie na takie pytanie można odpowiedzieć nawet bez wnikliwej znajomości przepisów, posiłkując się samą logiką. Diabeł jednak jak zwykle tkwi w szczegółach, czyli obowiązujących regulacjach prawnych. A mówią one, że raport dobowy należy wykonać zawsze po zakończeniu dnia sprzedażowego – najpóźniej jednak przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji w kolejnym dniu. Niepoprawne jest zaś zrealizowanie takiego dokumentu wtedy, gdy pojawią się na nim informacje o ewidencji prowadzonej przez 2 doby.

Analogicznie, raport miesięczny trzeba wykonać zawsze po zakończeniu miesiąca, w którym przedsiębiorca rejestrował obrót na kasie fiskalnej. Niemniej, podatnik ma na to czas do 25. dnia kolejnego miesiąca.

Co odróżnia kasy online od dotychczasowych urządzeń?

Kasy fiskalne online kojarzą się przede wszystkim z unowocześnieniem prowadzenia ewidencji. I nie chodzi tutaj tylko o to, że takie urządzenia mają zaoferować w przyszłości wystawianie elektronicznych paragonów. Cyfryzacja jest w nich obecna już teraz, a dowodem na to są m.in. raporty fiskalne. Okazuje się bowiem, że w przypadku omawianych tu urządzeń zestawienia dobowe realizuje się w formie elektronicznej (w modelach starego typu mają one formę papierowych wydruków). Takie dokumenty są wówczas zapisywane w pamięci chronionej danej kasy. A co z raportami miesięcznymi? Zgodnie z przywołanym już wcześniej Rozporządzeniem MF, takie dokumenty należy wykonywać w formie papierowej – czyli po prostu drukować je przy użyciu stosowanego urządzenia online.