Jakie obowiązki towarzyszą stosowaniu kasy fiskalnej?

Zakup odpowiedniej technologii dla naszego biznesu oraz jej prawidłowa rejestracja to dopiero początek przygody z kasą fiskalną. Obowiązki podatnika bowiem nie kończą się na skrupulatnym prowadzeniu ewidencji obrotu i wystawianiu paragonów dla klientów. Sprzedaży towarów lub usług towarzyszy szereg zadań, które – jeśli chcemy przestrzegać przepisów – musimy realizować przez cały czas trwania naszej działalności handlowej. Jakie to obowiązki? Omówmy pokrótce te najważniejsze.

Nie tylko paragon, ale i jego kopia

Każdy przedsiębiorca, pracujący przy użyciu kasy fiskalnej, ma obowiązek wystawiać i wydawać klientom paragon przy każdej, dokonanej sprzedaży. Ale oprócz tego musi też archiwizować ich kopie – przynajmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił wydruk danego dokumentu. I tu mamy do wyboru 2 rozwiązania. Pierwsze z nich to kopia tradycyjna, czyli papierowa: dane o zarejestrowanych transakcjach drukowane są na drugiej rolce, którą po zapełnieniu należy wyjąć i przechowywać w suchym, ciemnym miejscu (ze względu na niską trwałość materiałów eksploatacyjnych). Drugie – to kopia elektroniczna: informacje, o których mowa, gromadzone są na karcie pamięci, w postaci cyfrowej. Kasa wykorzystuje tylko jedną rolkę (wydruk paragonów dla klientów), znika też konieczność przechowywania papierowych duplikatów.

Codziennie i co miesiąc, czyli raporty fiskalne

Do naszych zadań należy również realizacja raportów fiskalnych. Co to takiego? To dokumentacja zawierająca szczegółowe informacje o zaewidencjonowanym obrocie – za konkretny czas, konkretną sumę pieniędzy, z uwzględnieniem stawek podatkowych i kwoty podatku należnego VAT, który musimy odprowadzić. Istnieje tu rozróżnienie na raporty dobowe i raporty miesięczne. Te pierwsze wykonujemy na koniec każdego dnia pracy, po zamknięciu sprzedaży – lub dnia następnego, przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji. Tymczasem te drugie – do 25 dnia miesiąca następującego po tym, który ma znaleźć się na wydruku. Niezrealizowanie któregokolwiek z tych raportów w wyznaczonym dla nich czasie równa się złamaniu przepisów. Chyba, że w ciągu tego czasu nie przydarzy się ani jedna sprzedaż.

Przeglądy techniczne i książka serwisowa

Kasa fiskalna to urządzenie o dużej odpowiedzialności prawnej – dlatego jesteśmy zobowiązani do zgłaszania go na przegląd techniczny nie rzadziej, niż co 2 lata. Podczas takiej kontroli serwisant sprawdza stan obudowy, prawidłowość funkcjonowania poszczególnych komponentów oraz zgodność z zapisami w książce serwisowej (w której musi się znaleźć stosowny wpis po każdym przeglądzie). Zaś książkę serwisową należy przechowywać zawsze w miejscu, w którym została zainstalowana kasa, przez cały okres korzystania z niej (a nawet jeszcze przez 5 lat od momentu zaprzestania pracy za pomocą urządzenia fiskalnego). Jeśli dojdzie do zniszczenia lub zgubienia dokumentu – naszym obowiązkiem jest wyrobienie duplikatu.